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檔案掃描

一、操作流程

系統操作流程如下

   

⒈檔案整理對檔案進行拆分、檔號核實等檔案準備的前處理工作。

⒉檔案掃描使用掃描儀對檔案進行掃描。

⒊圖像修正檢查所掃描圖像的質量特別是檢查圖像是否清晰、有無缺頁、影

像方向是否正確。

⒋文件命名嚴格按照《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》

DB35/T161-2002中檔號的命名規則對生成的圖像信息以相應的檔號進行命名

⒌數據對接建立目錄數據和檔案圖像之間的一一對應關系。

⒍數據校對對掃描的圖像與相應數據信息鏈接的準確性進行檢查。

⒎刻錄光盤將掃描的圖像和相關的信息及時地刻錄到光盤上一式三份異地

保存。

⒏檔案還原將拆分掃描的紙質檔案重新裝訂恢復其原貌。

二、操作規范要求

一檔案整理

⒈必須逐卷、逐份驗收和檢查檔案以全宗為單位分類組成案卷案卷按順序編

號且有根據相應數據要求所建的目錄。無關和重復的文件要剔除有正式件的

文件不掃描原稿。

⒉對影響掃描質量的裝訂物如訂書釘、別針、其他固定器具、裝訂線要先拆

除拆除原件的裝訂物時應注意保護原件。如拆除后不能復原的珍貴原件應請

示主管部門再決定是否拆除。⒊破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復折皺不平影響掃描的原件應先

用電熨斗熨平或壓平后再進行掃描。

二檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉90270度處理以符合閱讀習慣。

⒋對于除文字內容外紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進

行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時應

盡可能按原縫隙粘貼好再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質檔案掃描完后掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數

與前處理人員填寫的文件張數是否一致不一致時應在備注欄填寫具體原因或向

現場管理人員詢問。

A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)。排序時

每次將最后一頁依次在雙數頁(2,4,6……)前插入即可,直到最大頁碼數減2

止。最后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中當全部頁數少于21時可

用縮略圖中剪切與粘貼功能當全部頁數大于21時可用CTRL+E和數字鍵實現快

速排序最后將空白頁刪除。

R、G、B顏色過濾及其應用

支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾(不掃

)設置參數時應根據紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如紙張上的紅色表

格、表框、紅頭文件時不能選擇過濾當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。⒐紙張底色較淺字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等)時其明暗度應

設為默認值(0)當紙面上有較多的表格時為了達到較好的效果應適當提高明

暗度參數值(推薦10-20)。

⒑紙張底色較淺字跡較淺、淡、不明顯(如復寫紙復寫過和字、藍色墨水、圓

珠筆、鉛筆字等)時應適當提高明暗度參數值(推薦20-30或者40-50)。

⒒紙張底色較深紙面粗糙字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等) 時為防止因亮度設置不當出現較多黑點時其明暗度應設為負值(推薦-5-10

之間)。

⒓因紙張超薄且背面又有字跡時掃描時為不讓背面字跡掃描出來應將明暗度設

為負值(推薦-5-10之間)。

⒔卡紙的處理

紙質較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽寬幅過大、進紙邊不整齊

時容易發生卡紙?埡笤擁搼挠闷桨鍜呙瑾貌⒈M可能恢復紙質檔案原狀。

⒕平板掃描與ADF裝紙

平板掃描一張其掃描時間為40秒ADF正常掃描時間為4秒。因此應盡可能用

ADF掃描以實現快速掃描對掃描較薄的紙張時應站立單張送紙連續掃描。

A3幅面的紙張在A3掃描儀上掃描對于某些長度超過A3標準長度無法一次

性掃描時應分為多次掃描注意保證對應紙質檔案內容的前部份或表頭內容一

致。紙質檔案幅面超過A3時暫不處理。在對應掃描交接單上備注欄注明頁碼

及頁數(P1-33)。

⒗在某些文件的中間有可能會插入一些照片(黑白或彩色),掃描時將圖像類型設

置為灰階(256)。

⒘檢查核對完后將當天影像數據上傳到服務器保存。

三圖像修正⒈掃描影像獲取時一般將分辨率設置為200DPI。

⒉圖像畫幅數要與掃描交接單上保持一致準確無誤。

⒊每個畫幅的前后順序要與原紙質檔案順序保持一致。

⒋要保證畫幅上的圖像、文字完整清晰可讀。

⒌對不同紙質檔案設置能達到最好效果的參數盡可能使圖像能清晰識別。

⒍對每個畫幅進行糾偏處理使其左右歪斜偏差小2度。

⒎對橫向排放的頁面進行左右旋轉90270度處理以符合閱讀習慣。對于除

文字內容外紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處

理。

⒏圖像文件如非原件原因字跡或圖像無法清晰識別應返工。

四文件命名館藏紙質檔案的每一文件都有一個與之相對應的唯一檔號該檔號也是每份文件

圖像的文件名應按《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》(DB35/T161-2002)

中有關檔號結構標準建立每份文件的目錄數據和文件名。命名標準其組成格式

簡單表述為

全宗號(4) (1) 目錄號(3) (1) 案卷號()4 .(1) 分卷號(2

) (1) 文件起始頁號(4)

沒有分卷時文件檔號為18個字符有分卷時文件檔號為21個字符如

沒有分卷0233-002-0004-0012

有分卷0233-002-0004.02-0012

每份檔案文件目錄數據與其圖像文件名必須建立一一對應關系實現檔案目錄數

據與圖像文件的對接。

五數據對接

根據文件的檔號將目錄數據與圖像文件進行對接對接過程中應通過參看原文內

容看文件內容是否與數據所著錄的內容一致圖像文件與目錄數據對接要做到

準確無誤。

目錄數據著錄內容與原件有偏差時應以原件內容為準。

六數據校對

以抽檢的方式檢查圖像文件與數據對接是否準確。發現對接錯誤的文件應做好記

錄并通知有關人員及時進行改正。一個全宗的合格率未達到95%以上不予以驗收。

七光盤刻錄

每個全宗的檔案掃描、對接并校對完成后應及時刻錄成光盤?啼浌獗P時應注意

圖像信息的完整刻錄完成后要進行質量檢查。質量檢查的內容有圖像文件能否

打開文件數是否準確防止刻錄失敗。合格的光盤用只讀光盤復制兩份異地

保存。

八檔案還原

在重新裝訂檔案的時候要注意保護好檔案的實體不受損害同時還必須注意案卷

內文件的數量及排列保持原貌做到安全且無遺漏。

一、操作流程

系統操作流程如下

   

⒈檔案整理對檔案進行拆分、檔號核實等檔案準備的前處理工作。

⒉檔案掃描使用掃描儀對檔案進行掃描。

⒊圖像修正檢查所掃描圖像的質量特別是檢查圖像是否清晰、有無缺頁、影

像方向是否正確。

⒋文件命名嚴格按照《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》

DB35/T161-2002中檔號的命名規則對生成的圖像信息以相應的檔號進行命名

⒌數據對接建立目錄數據和檔案圖像之間的一一對應關系。

⒍數據校對對掃描的圖像與相應數據信息鏈接的準確性進行檢查。

⒎刻錄光盤將掃描的圖像和相關的信息及時地刻錄到光盤上一式三份異地

保存。

⒏檔案還原將拆分掃描的紙質檔案重新裝訂恢復其原貌。

二、操作規范要求

一檔案整理

⒈必須逐卷、逐份驗收和檢查檔案以全宗為單位分類組成案卷案卷按順序編

號且有根據相應數據要求所建的目錄。無關和重復的文件要剔除有正式件的

文件不掃描原稿。

⒉對影響掃描質量的裝訂物如訂書釘、別針、其他固定器具、裝訂線要先拆

除拆除原件的裝訂物時應注意保護原件。如拆除后不能復原的珍貴原件應請

示主管部門再決定是否拆除。⒊破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復折皺不平影響掃描的原件應先

用電熨斗熨平或壓平后再進行掃描。

二檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉90270度處理以符合閱讀習慣。

⒋對于除文字內容外紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進

行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時應

盡可能按原縫隙粘貼好再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質檔案掃描完后掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數

與前處理人員填寫的文件張數是否一致不一致時應在備注欄填寫具體原因或向

現場管理人員詢問。

A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)。排序時

每次將最后一頁依次在雙數頁(2,4,6……)前插入即可,直到最大頁碼數減2

止。最后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中當全部頁數少于21時可

用縮略圖中剪切與粘貼功能當全部頁數大于21時可用CTRL+E和數字鍵實現快

速排序最后將空白頁刪除。

R、G、B顏色過濾及其應用

支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾(不掃

)設置參數時應根據紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如紙張上的紅色表

格、表框、紅頭文件時不能選擇過濾當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。⒐紙張底色較淺字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等)時其明暗度應

設為默認值(0)當紙面上有較多的表格時為了達到較好的效果應適當提高明

暗度參數值(推薦10-20)。

⒑紙張底色較淺字跡較淺、淡、不明顯(如復寫紙復寫過和字、藍色墨水、圓

珠筆、鉛筆字等)時應適當提高明暗度參數值(推薦20-30或者40-50)。

⒒紙張底色較深紙面粗糙字跡較深、黑、明顯(如毛筆字、碳素墨水字等) 時為防止因亮度設置不當出現較多黑點時其明暗度應設為負值(推薦-5-10

之間)。

⒓因紙張超薄且背面又有字跡時掃描時為不讓背面字跡掃描出來應將明暗度設

為負值(推薦-5-10之間)。

⒔卡紙的處理

紙質較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽寬幅過大、進紙邊不整齊

時容易發生卡紙?埡笤擁搼挠闷桨鍜呙瑾貌⒈M可能恢復紙質檔案原狀。

⒕平板掃描與ADF裝紙

平板掃描一張其掃描時間為40秒ADF正常掃描時間為4秒。因此應盡可能用

ADF掃描以實現快速掃描對掃描較薄的紙張時應站立單張送紙連續掃描。

A3幅面的紙張在A3掃描儀上掃描對于某些長度超過A3標準長度無法一次

性掃描時應分為多次掃描注意保證對應紙質檔案內容的前部份或表頭內容一

致。紙質檔案幅面超過A3時暫不處理。在對應掃描交接單上備注欄注明頁碼

及頁數(P1-33)。

⒗在某些文件的中間有可能會插入一些照片(黑白或彩色),掃描時將圖像類型設

置為灰階(256)。

⒘檢查核對完后將當天影像數據上傳到服務器保存。

三圖像修正⒈掃描影像獲取時一般將分辨率設置為200DPI。

⒉圖像畫幅數要與掃描交接單上保持一致準確無誤。

⒊每個畫幅的前后順序要與原紙質檔案順序保持一致。

⒋要保證畫幅上的圖像、文字完整清晰可讀。

⒌對不同紙質檔案設置能達到最好效果的參數盡可能使圖像能清晰識別。

⒍對每個畫幅進行糾偏處理使其左右歪斜偏差小2度。

⒎對橫向排放的頁面進行左右旋轉90270度處理以符合閱讀習慣。對于除

文字內容外紙張邊界內有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處

理。

⒏圖像文件如非原件原因字跡或圖像無法清晰識別應返工。

四文件命名館藏紙質檔案的每一文件都有一個與之相對應的唯一檔號該檔號也是每份文件

圖像的文件名應按《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》(DB35/T161-2002)

中有關檔號結構標準建立每份文件的目錄數據和文件名。命名標準其組成格式

簡單表述為

全宗號(4) (1) 目錄號(3) (1) 案卷號()4 .(1) 分卷號(2

) (1) 文件起始頁號(4)

沒有分卷時文件檔號為18個字符有分卷時文件檔號為21個字符如

沒有分卷0233-002-0004-0012

有分卷0233-002-0004.02-0012

每份檔案文件目錄數據與其圖像文件名必須建立一一對應關系實現檔案目錄數

據與圖像文件的對接。

五數據對接

根據文件的檔號將目錄數據與圖像文件進行對接對接過程中應通過參看原文內

容看文件內容是否與數據所著錄的內容一致圖像文件與目錄數據對接要做到

準確無誤。

目錄數據著錄內容與原件有偏差時應以原件內容為準。

六數據校對

以抽檢的方式檢查圖像文件與數據對接是否準確。發現對接錯誤的文件應做好記

錄并通知有關人員及時進行改正。一個全宗的合格率未達到95%以上不予以驗收。

七光盤刻錄

每個全宗的檔案掃描、對接并校對完成后應及時刻錄成光盤?啼浌獗P時應注意

圖像信息的完整刻錄完成后要進行質量檢查。質量檢查的內容有圖像文件能否

打開文件數是否準確防止刻錄失敗。合格的光盤用只讀光盤復制兩份異地

保存。

八檔案還原

在重新裝訂檔案的時候要注意保護好檔案的實體不受損害同時還必須注意案卷

內文件的數量及排列保持原貌做到安全且無遺漏。

 

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